La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété; sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration de définir les termes du budget annuel prévisionnel en fonction des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations; ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.
Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble et ce, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées; la préparation du budget annuel prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.
Étapes à suivre
Avant d’officialiser le budget annuel prévisionnel, quatre étapes doivent être suivies et respectées:
Préparation du budget
L’élaboration du budget prévisionnel se résume à estimer avec justesse les impératifs financiers de la copropriété. Cet exercice exige que les administrateurs fassent preuve de réalisme dans leurs prévisions; ils ne doivent ni sous-estimer ni surestimer les dépenses à venir de sorte que l’ensemble de l’œuvre reflète les besoins réels de la copropriété. Le budget annuel prévisionnel doit inclure les sommes requises pour payer les dépenses courantes ainsi que celles qui seront versées dans le fonds de prévoyance et dans le fonds d’auto assurance; il revient au conseil d’administration d'estimer les sommes à être provisionnées dans le fonds de prévoyance. Par ailleurs, le budget annuel prévisionnel doit tenir compte des surplus ou déficits cumulés dans l'exercice financier de l’année précédente; s’il y a un surplus, les administrateurs auront plus de latitude dans leurs projections, mais en cas de déficit, le phénomène contraire se produira.
Le budget annuel prévisionnel prend généralement la forme d’un tableau qui détaille les éléments suivants:
Toutes les dépenses assumées par le syndicat doivent être inscrites dans le budget annuel prévisionnel; ainsi, l’argent disponible comblera les besoins relatifs aux différents postes de la copropriété:
La déclaration de copropriété prévoit généralement que le budget annuel prévisionnel doit indiquer le taux d'augmentation de ce budget par rapport à celui de l'année précédente.
Transmission du budget et des données comptables
Une fois complété, le budget annuel prévisionnel est envoyé aux copropriétaires par le conseil d’administration; pour qu’ils soient valablement consultés, l’information sur les questions financières doit être transmise aux copropriétaires avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. L’article 1087 du Code civil du Québec stipule que les documents énumérés ci-dessous doivent accompagner l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle:
Consultation
La consultation des copropriétaires sur le budget annuel prévisionnel représente une étape extrêmement importante; ces derniers pourront évaluer son contenu et en donner une appréciation alors que certains d’entre eux voudront commenter les sommes consacrées aux différents postes et d’autres copropriétaires demanderont des clarifications ou suggéreront des modifications à y apporter. De plus, bien qu'en principe il n'ait pas de valeur en terme décisionnel, un « vote consultatif » pourra même être tenu.
Avant de sceller l’issue du budget annuel prévisionnel, les administrateurs ont intérêt à écouter les commentaires exprimés par les copropriétaires et pour cause, car advenant qu’il suscite une insatisfaction généralisée, l’assemblée des copropriétaires pourrait ne pas les réélire.
Adoption du budget
L’article 1072 du Code civil du Québec indique qu’annuellement, après consultation de l'assemblée des copropriétaires, le conseil d’administration fixe la contribution de ceux-ci aux charges communes qui comprend les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble ainsi que les sommes à verser au fonds de prévoyance et au fonds d’auto assurance. Une fois la consultation du budget annuel prévisionnel terminée, il revient au conseil d’administration de l’officialiser; pour ce faire, les administrateurs se réuniront et l’adopteront à la majorité des voix. Une résolution écrite et signée par tous les administrateurs sera tout aussi valable; dans les deux cas, la résolution du conseil d’administration sera consignée au registre du syndicat.
Financement
Dans le budget annuel prévisionnel de copropriété, toute dépense doit être financée par des recettes équivalentes; essentiellement, celles-ci proviennent des charges communes (frais de condo payés par les copropriétaires) dont ces derniers recevront un avis de cotisation indiquant le montant des contributions à payer ainsi que leur date d’exigibilité.
Suivi
Les sommes allouées au budget annuel prévisionnel peuvent évoluer en cours d’année et c'est pourquoi il est important que le conseil d’administration ou le gestionnaire fasse un suivi périodique afin de mesurer les écarts entre les montants budgétés et ceux dépensés. Si des écarts devaient être constatés, il appartiendrait au conseil d’administration d’apporter les correctifs au cadre budgétaire de la copropriété; cela pourrait se faire au moyen d’une réduction des dépenses ou par l’entremise d’une cotisation spéciale réclamée aux copropriétaires. Rappelons que l'article 1072.1 du Code civil du Québec stipule que le conseil d’administration doit consulter l’assemblée des copropriétaires avant de décider de toute contribution spéciale aux charges communes.
BON À SAVOIR! Les dépenses associées à l’utilisation des parties communes à usage restreint doivent faire partie intégrante du budget annuel prévisionnel; par conséquent, l’assemblée des copropriétaires n’a aucun pouvoir d’approuver le budget des charges communes.
À RETENIR: Le budget annuel prévisionnel est préparé par le conseil d’administration qui peut être assisté dans cette tâche par le gestionnaire de la copropriété; en principe, ce budget n’est pas soumis à l’approbation de l’assemblée des copropriétaires, mais il doit néanmoins faire l’objet de discussions à l’occasion d’une assemblée générale des copropriétaires.
ATTENTION! Les déclarations de copropriété publiées avant l’entrée en vigueur du nouveau Code civil du Québec en 1994 prévoyaient généralement que le budget annuel prévisionnel devait être adopté par l’assemblée des copropriétaires. La Cour supérieure du Québec, dans un jugement très étoffé, a décidé que la loi prévaut sur les dispositions d'une déclaration de copropriété de 1984 qui requérait l'approbation du budget par l'assemblée en affirmant que les décisions relatives à l'entretien des immeubles relèvent du conseil d'administration et ce, conformément à l'article 1072 C.c.Q.
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