Carnet d'entretien

Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. Selon l'article 1039 du Code civil du Québec, la mission première du syndicat réside dans la conservation de l'immeuble, ainsi que dans l’entretien et l’administration des parties communes. Or, cet article a fait l'objet d'une modification, par suite de l'adoption du Projet de loi 16. À la fin du premier alinéa, parlant de la collectivité des copropriétaires (syndicat), on peut y lire la phrase suivante : "Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.".

Ce devoir de conservation de l'immeuble s'exerce notamment par la mise en place d'un carnet d'entretien. Ce document est un instrument précieux pour évaluer l'état des parties communes et de ce fait des équipements communs de l'immeuble.

Objet

Document indispensable en copropriété, le carnet d’entretien et de gestion fait office de registre retraçant l’historique du bâtiment, ainsi que l’ensemble des opérations faites ou à venir, sur l’immeuble. S’il n’est pas encore obligatoire, en revanche, il augmente la compétitivité d’une copropriété sur le marché de la revente. En outre, les administrateurs qui s’en prévalent font la preuve d’un souci de bonne gouvernance et de saine gestion.

Mémoire collective d’un immeuble

Ce document contient les principales caractéristiques constructives et techniques de l’immeuble et répertorie les différents contrats d’entretien, de maintenance, de garantie et d’assurance. Il prévoit le suivi des travaux à venir, aux termes du plan de gestion d’actifs.

Le carnet d’entretien est d’autant plus justifié que les syndicats de copropriétaires assistent à de fréquents changements d’administrateurs. Sans ce document, la transmission du savoir, entre les anciens et nouveaux administrateurs, serait rarement assurée. Les nouveaux administrateurs n’ont souvent aucune connaissance de l’état du bâtiment et l’historique des interventions. Sans carnet d’entretien, ils doivent tout reprendre depuis le début et limiter leurs actions à des interventions ponctuelles. Ne s’inscrivant pas dans une démarche globale et dans la continuité des opérations antérieures, de telles interventions s’avèrent souvent inutiles ou, pire encore, aggravent l’état de l’immeuble.

Curriculum vitae de l’immeuble

Pour bien jouer son rôle, le carnet d’entretien doit contenir toutes les informations relatives au descriptif de l’immeuble, notamment :

• L’historique du site où est construit l’immeuble;
• L’année de construction et/ou de rénovation de l’immeuble (permis de construction);
• L’année de réalisation de travaux importants dans l’immeuble, l’identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux, les plans, devis, garanties et dessins d’atelier des travaux;
• La description technique de l’immeuble (les plans d’architecture, d’ingénierie, le plan cadastral, les études techniques réalisées, les dérogations accordées, etc.);
• La date de réception des parties communes par le syndicat;
• La liste des parties communes de l’immeuble, leur superficie ou volume.

Informations complémentaires

Le carnet d’entretien doit aussi inclure les informations et documents complémentaires suivants :

• Les manuels d’entretien des équipements, systèmes et composantes du bâtiment, adaptés aux besoins réels de l’immeuble;
• Les garanties contractuelles des équipements et systèmes;
• Les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, avec la date d’échéance de ces contrats;
• La stratégie et la planification de l’entretien, ainsi que son historique et son suivi.

Outil dynamique

Grâce au carnet d’entretien, les administrateurs peuvent mettre en place une politique patrimoniale et établir les priorités sur lesquelles fonder un plan pluriannuel de travaux. Le carnet d’entretien offre aussi un support efficace pour les professionnels chargés d’effectuer une étude de fonds de prévoyance. Ces derniers pourront ainsi bénéficier d’un ensemble d’informations sur l’historique du bâtiment, leur permettant d’avoir une connaissance plus précise de l’état de l’immeuble, de la durée de vie prévisible des composantes et de leurs éventuelles déficiences.

Le carnet d’entretien permet aussi aux professionnels de mieux connaître les conséquences de la politique d’entretien établie par le conseil d’administration sur la durée de vie des composantes de l’immeuble. Il est essentiel à la rédaction du plan de gestion d’actifs, qui définit la politique d’entretien et de maintenance.

Obligation légale

L'article 1070 du Code civil du Québec a été modifié en décembre 2019 par le Projet de loi 16 et en février 2024 par le Projet de loi 31. Il comprend désormais un deuxième paragraphe (article 1070.2) stipulant que « Le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire. Il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement. ». C'est un règlement du gouvernement qui déterminera la forme, le contenu, les modalités de tenue et de révision de ce carnet, ainsi que les personnes autorisées à l'établir. Les normes définies par ce règlement peuvent varier en fonction des caractéristiques de chaque immeuble, comme le nombre d'unités ou l'année de construction. Bien que cet article ne soit pas encore en vigueur, tout syndicat a intérêt à mettre en place immédiatement un tel outil de gestion.

Mesures transitoires et entrée en vigueur

Des mesures transitoires ont été prévues relativement à l’entrée en vigueur de l’obligation de mettre en place un carnet d’entretien.

• Pour les copropriétés déjà existantes et certaines nouvellement constituées (soit celles où l'assemblée de transition a été tenue plus de 30 jours avant l’entrée en vigueur du premier règlement pris en application du deuxième alinéa de l’article 1070.2 du Code civil) : le carnet d’entretien devrait être obtenu par le conseil d'administration au plus tard au lendemain du troisième anniversaire de l'entrée en vigueur du règlement du gouvernement mentionné ci-dessus (art 151 du Projet de loi 16).
• Pour les copropriétés nouvellement constituées: deux cas d'espèce.

1. Dans le cas où l'assemblée extraordinaire de transition d'un syndicat est tenue dans la période qui débutera 30 jours avant l'entrée en vigueur du règlement et qui se terminera 90 jours après, le promoteur aura 6 mois de l'assemblée de transition pour fournir le carnet au syndicat.
2. Dans le cas où l'assemblée extraordinaire de transition a lieu plus de 90 jours après l’entrée en vigueur du règlement concerné, le promoteur aura 30 jours pour fournir le carnet d’entretien.

Le législateur a prévu que ce règlement pourrait comprendre un régime particulier pour régir la reconnaissance d'équivalences pour les carnets d'entretien obtenus par un syndicat dans les deux années précédentes.

BON À SAVOIR ! Dès la construction d'un immeuble, le promoteur doit prévoir un plan pour son entretien, afin de ne pas repousser la réalisation des différents travaux nécessaires à sa pérennité.

À RETENIR :​​ Le carnet d'entretien fait partie du registre du syndicat prévu à l'article 1070 du Code civil du Québec. Par ailleurs, le nouvel article 1106.1 du Code civil du Québec obligera le promoteur à remettre au syndicat le carnet d’entretien dans les 30 jours de l'assemblée extraordinaire de transition.

ATTENTION !​ Bien souvent, les membres d’un conseil fraîchement élus ignorent tout de l’état de leur copropriété, par exemple, les plans d’entretien en cours, les opérations réalisées dans le passé ou encore, les parties communes nécessitant d’être remplacées. Grâce au carnet  d’entretien, ils peuvent faire le suivi et avoir une vision globale des choses.

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