La plupart des déclarations de copropriété détaillent le patrimoine du syndicat des copropriétaires. Parmi les éléments dont le syndicat est propriétaire figure le registre de copropriété. Celui-ci renferme l’ensemble des archives du syndicat, par exemple la déclaration de copropriété, la liste à jour des copropriétaires de l’immeuble ainsi que les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et des réunions conseil d'administration, qui lui permettront d’accomplir adéquatement sa mission. Les copropriétaires doivent avoir accès à ce registre, lequel peut être confié à un administrateur ou à un gestionnaire.
Transmission du registre
Advenant la cessation de ses fonctions, un administrateur ou un gestionnaire ne peut, en principe, conserver les documents qu’il a en sa possession. Il faut se rappeler qu’il n’en est pas le propriétaire, mais bien le dépositaire. Le conseil d’administration a donc un intérêt légitime à récupérer le registre, sans délai, car les documents qu’il comporte sont indispensables à la gestion courante de la copropriété.
Comment récupérer le registre?
La première étape pour récupérer le registre consiste à demander qu’il soit restitué au syndicat. Cela se fera au moyen d’un écrit qui aura comme objectif :
Si ce premier avis n’est pas respecté, il s’ensuivra l’envoi d’une mise en demeure exigeant la remise des documents, selon certaines modalités et un échéancier précis, faute de quoi des procédures judiciaires seront engagées. S’il faut en arriver là, le syndicat doit alors recourir aux tribunaux, afin d’obtenir une ordonnance (injonction) qui enjoindra à l’ex-gestionnaire, l’ex-administrateur ou tout autre tiers de restituer le registre selon des conditions préétablies, par exemple en ce qui a trait aux délais et à l’endroit choisi pour que la restitution puisse avoir lieu. Par ailleurs, si le syndicat estime que la personne qui a retenu ses biens n’était pas en droit de le faire, il pourra également réclamer des dommages et intérêts contre cette dernière.
Droit de rétention : un droit d’exception
De par son activité, le gestionnaire de copropriété est amené à détenir les archives de la copropriété. Il peut en être de même pour le gérant de copropriété. Si le syndicat qui l’embauche ne paie pas ses honoraires, la question se pose de savoir si le gérant ou le gestionnaire pourrait refuser de rendre ces archives, tant et aussi longtemps qu’il n’a pas été payé.
Pour exercer un tel droit, le titulaire doit d'abord remplir certaines conditions, par exemple être détenteur d’une créance exigible qui a un rapport avec le bien retenu. Ce ne serait pas le cas, par exemple, d’un gérant qui réclame du conseil d’administration une compensation pour la gestion d’un sinistre d’assurance, alors qu’une telle prestation n’était pas prévue dans son contrat. Autre condition pour que ce droit de rétention puisse être exercé : celui qui en dispose ne doit pas être en défaut de remplir ses propres obligations. Ainsi, si le syndicat a mis fin au contrat du gérant, en raison d’une non-exécution de ses obligations contractuelles, ce dernier ne pourrait pas retenir le registre de copropriété pour se faire payer des services qu’il n’a pas rendus.
Dans une décision rendue en 2003, la Cour d’appel du Québec a reconnu un droit de rétention pour l’administrateur du bien d’autrui. Ce droit est d’ailleurs inscrit à l’article 1369 du Code civil du Québec. Cependant, ce droit ne viserait pas l'administrateur du bien d'autrui chargé de la simple administration, tel le gérant de copropriété, selon un jugement de la Cour du Québec, division des petites créances rendu en avril 2021.
Cas particulier du gérant de copropriété professionnel
Lorsqu’un gérant est membre d’un ordre professionnel, par exemple l’Ordre des administrateurs agréés du Québec, les règles déontologiques (article 42 du Code de déontologie des administrateurs agréés) lui imposent de donner suite (avec diligence) à la demande d’un client qui veut récupérer ses documents. Il en sera ainsi, même si des honoraires n’ont pas été payés.
BON À SAVOIR ! Les syndicats de copropriétaires sont des personnes morales qui ont l’obligation d’être représentés par un avocat devant les tribunaux. La préparation d’une procédure en injonction est complexe. Par conséquent, le tout doit être confié à un avocat expérimenté.
À RETENIR : Le gérant de copropriété, qu'il soit membre ou non d’un ordre professionnel, par exemple l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (Ordre des ADMA), est tenu de donner suite (avec diligence) à la demande d’un client qui veut récupérer ses biens retenus. Il en sera ainsi, même si des honoraires ne lui ont pas été payés. Selon un jugement de la Cour du Québec (division des petites créances) rendu en avril 2021, le droit de rétention prévu au deuxième alinéa de l’article 1369 du Code civil du Québec ne fait pas partie des droits d’un gérant chargé de la simple administration du bien d’autrui.
ATTENTION ! Un conseil d’administration doit, pour les besoins de l’administration de l’immeuble, détenir l’ensemble des documents et archives nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Il ne saurait tolérer que le registre de la copropriété soit pris en otage par qui que ce soit.
