L’administrateur d’une copropriété est appelé à jouer un rôle primordial dans la saine administration de la copropriété, ainsi que la préservation du patrimoine des copropriétaires. Pour renforcer et maintenir le lien de confiance avec eux, tout administrateur se doit d’être impartial, honnête et loyal à l’égard du syndicat et des copropriétaires. Il est également tenu au respect de l’éthique et des règles déontologiques prévues au Code civil du Québec et dans la déclaration de copropriété. En cas de doute, il doit agir selon l'esprit de ces principes et de ces règles.
Il doit de plus organiser ses affaires personnelles de telle sorte qu’elles ne puissent nuire à l’exercice de ses fonctions.
Les intérêts de la copropriété : une priorité
Un administrateur doit toujours agir de bonne foi et dans l’intérêt de la copropriété. Sa principale préoccupation doit demeurer la saine gestion administrative et financière du syndicat. Il ne saurait défendre les intérêts du promoteur qui l’aurait nommé administrateur transitoire, pas plus que ceux des copropriétaires qui ont voté pour lui. L’article 321 du Code civil du Québec stipule, expressément, qu’un administrateur est reconnu comme le mandataire de la personne morale qu’est le syndicat. Cela signifie que personne ne pourrait lui imposer des directives partisanes.
Conflits d’intérêts et divulgation
Les situations de conflits d’intérêts sont aussi à proscrire pour tout administrateur. Si tel est le cas, par exemple lors d’un contrat à conclure avec le syndicat, ou advenant qu’il ait des intérêts dans une entreprise dont les services seraient retenus par le syndicat, il est tenu de le dénoncer formellement. Cette dénonciation inclut les droits qu’il peut faire valoir contre l’entreprise en question, en précisant (au besoin) leur nature et leur valeur. Elle sera consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration, ou à ce qui en tient lieu. Par ailleurs, un administrateur ne devrait pas participer (sauf si nécessaire) aux délibérations du conseil d’administration, tout autant qu’au vote en rapport avec une question qui le place en situation de conflits d’intérêts. Cette règle ne s’applique pas aux questions entourant la rémunération de l’administrateur ou ses conditions de travail.
Lorsque l’administrateur ne dénonce pas son intérêt dans un contrat à intervenir avec le syndicat, le tribunal, à la demande du syndicat ou d’un copropriétaire, peut notamment annuler le contrat, voire ordonner à l’administrateur fautif qu’il rende compte et remette au syndicat le profit encaissé ou l’avantage obtenu. Le recours judiciaire doit être intenté dans l’année qui suit la connaissance du contrat.
Devoirs de confidentialité
Tout administrateur de copropriété est tenu à un devoir de confidentialité sur ce dont il a connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. Il doit ainsi respecter la confidentialité de toutes les délibérations du conseil d’administration. La divulgation ou l’utilisation d’une information (confidentielle ou non) au profit d’un administrateur est également interdite. La sanction découlant de cette interdiction est le recours en dommages et la restitution du profit qui s’y rattache, en vertu des articles 323 et 2146 du Code civil du Québec.
Utilisation des biens du syndicat
Un administrateur ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers les biens du syndicat. Il ne peut pas non plus s'approprier à des fins personnelles les sommes qu’il administre. De plus, il doit séparer les biens du syndicat des siens, par exemple en déposant bel et bien les charges mensuelles (frais de condo) des copropriétaires dans le compte bancaire appartenant à la copropriété, et non dans le sien.
Code d’éthique et de déontologie
Le conseil d’administration peut mettre en place un code d’éthique et de déontologie. Véritable guide visant à assurer l'intégrité et le professionnalisme de tous les administrateurs, ce code contient les règles qui concrétisent les devoirs de prudence, de diligence, d’honnête et de loyauté énoncés au Code civil du Québec. Il précise les règles de bonne conduite à adopter entre les administrateurs et avec les copropriétaires. Il affirme la solidarité nécessaire entre les membres du conseil d’administration. Il rappelle enfin le devoir qu’ont les administrateurs de s’y conformer.
Déclaration d'inhabilité
Outre les sanctions possibles qui ont été précitées, le défaut de loyauté d’un administrateur à l’égard du syndicat peut avoir de lourdes conséquences. Le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, destituer et interdire l’accès au poste d’administrateur d’un syndicat de copropriétaires à tout individu :
BON À SAVOIR ! Un administrateur prudent devrait réagir dès que son intégrité soulève des doutes. Afin d’assurer son indépendance, il doit refuser les cadeaux, les dons ou les avantages offerts par quelque personne que ce soit. Toutes ses énergies doivent être consacrées à l’intérêt du syndicat.
À RETENIR: Un administrateur peut se porter acquéreur (directement ou indirectement) de biens qu’il a administrés, à la condition qu’il le dénonce au syndicat. Il peut aussi conclure certaines conventions avec ce dernier.
ATTENTION ! Tout administrateur est tenu de respecter le caractère confidentiel de l’information reçue dans l’exercice de ses fonctions. Il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, l’information qu’il obtient dans le cadre de ses fonctions, à moins qu’il ne soit validement autorisé à le faire.
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