Pourquoi le syndicat doit-il s’immatriculer?

Certaines données relatives aux copropriétés doivent être déclarées au Registraire des entreprises du Québec. Cette déclaration vise à rendre publiques des informations essentielles, que ce soit pour les citoyens ou les entreprises qui font affaire avec un syndicat de copropriétaires. Par ailleurs, lors du démarrage d'un syndicat, le conseil d’administration doit produire - habituellement par l’entremise de l’administrateur transitoire - une déclaration d'immatriculation en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises. Cela doit être fait au plus tard 60 jours après la publication de la déclaration de copropriété au Registre foncier. 

Données concernant le syndicat

Les informations suivantes doivent être communiquées :

• Le nom et l’adresse du domicile du syndicat;
• L'adresse du domicile élu ainsi que le nom de la personne mandatée pour recevoir les documents de la personne morale;
• Tout autre nom que le syndicat utilise et sous lequel il s'identifie dans le cadre de ses activités;
• Le nombre de salariés dont le lieu de travail est situé au Québec;
• Les coordonnées de la personne à contacter, dans le cas où le Registraire des entreprises aurait besoin d'informations supplémentaires pour traiter une demande;
• S'il y a lieu, le nom et l'adresse de l'administrateur du bien d'autrui, soit le gestionnaire, sa fonction ainsi que la durée de son mandat;
• Le nom et l'adresse du signataire de la demande.

Données concernant les membres du conseil d’administration

Les données relatives à la composition du conseil d’administration doivent être déclarées, par exemple :

• Le nom et l'adresse du domicile de chacun des administrateurs;
• La durée de leur mandat ainsi que leurs fonctions actuelles;
• Le nom et l'adresse des dirigeants qui ne sont pas membres du conseil d'administration.

Afin de compléter cette procédure, le conseil d'administration, par l'entremise d'un de ses membres ou de toute autre personne désignée par celui-ci, doit fournir au Registraire des entreprises du Québec une copie d’une pièce d’identité de chacun des administrateurs et déclarer leur date de naissance. Cette obligation vise également tout nouvel administrateur élu ou nommé. La pièce d’identité fournie est conservée par le Registraire des entreprises du Québec jusqu’à la date d’immatriculation de l’assujetti ou de la mise à jour au registre. Elle est ensuite détruite.

Traitement de la demande

Après la réception de la demande, le Registraire l’examine et analyse (entre autres) la conformité des informations communiquées. Si la demande est conforme et complète et que les droits ont été payés, il immatricule le syndicat et lui attribue un numéro d'entreprise du Québec (NEQ). Par la suite, la déclaration d'immatriculation est déposée au registre sous ce même NEQ.

Mise à jour des informations

Une fois immatriculé, le syndicat a l'obligation de mettre à jour les informations figurant au registre des entreprises. Il en est ainsi lorsque sa situation change ou s’il souhaite modifier des informations à son dossier. La mise à jour s’effectue avec l’un des documents suivants :

La déclaration de mise à jour annuelle :

• Cette déclaration sert à mettre à jour, annuellement, les informations déclarées au Registraire des entreprises.

La déclaration de mise à jour courante :

• Cette déclaration sert, entre autres, à mettre à jour les informations déclarées au Registraire des entreprises lorsqu'un changement (ex. : modification des noms des administrateurs à l’issue d’une assemblée extraordinaire) survient en cours d'année. ​Cette déclaration de mise à jour courante doit être produite dans les 30 jours suivant tout changement. 

La déclaration de mise à jour de correction :

• Cette déclaration sert à corriger une information déjà déclarée et déposée au Registraire des entreprises. Il peut s’agir de l'ajout d'une information manquante, du retrait ou de la correction d’un renseignement inexact ou incomplet. Cette correction a une portée rétroactive.

Ne pas mettre à jour la déclaration d’immatriculation aura des conséquences.

Si la déclaration de mise à jour annuelle est transmise après les délais prescrits, une pénalité pour production tardive peut être exigible (amendes variant entre 1000 $ et 10 000 $). De plus, l'immatriculation du syndicat peut être radiée d'office par le Registraire des entreprises, dans le cas où un syndicat serait pris en défaut de produire deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives.

Le Registraire des entreprises peut également radier d'office l'immatriculation de tout syndicat, si ce dernier ne se conforme pas à une demande de mise à jour exigée par ce même Registraire. Le syndicat qui serait radié pourrait, notamment, perdre l’exercice de ses droits et de ses recours devant les tribunaux. Enfin, il faut savoir que la radiation d'office a également pour conséquence l’impossibilité pour le syndicat de modifier les informations qu’il a déclarées et qui sont contenues dans son dossier.

Remédier au défaut

Un syndicat de copropriétaires qui a été radié d’office peut enclencher une procédure et faire une demande de révocation de radiation. Pour ce faire, un membre du conseil d'administration (ou une personne désignée par ce dernier) devra suivre les étapes suivantes :

1. Produire une demande de révocation de radiation en fournissant le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) qui a été attribué lors de l'immatriculation du syndicat;
2. Produire toutes les déclarations de mise à jour annuelle manquantes relatives au dossier du syndicat;
3. Payer les frais exigés par le Registraire des entreprises.

BON À SAVOIR !​ Si le syndicat prend naissance avec la publication de la déclaration de copropriété, il doit quand même être immatriculé auprès du Registraire des entreprises. De plus, il doit acquitter annuellement des droits relatifs à la production de la déclaration de mise à jour.

À RETENIR:​​ La déclaration d’immatriculation doit comporter des renseignements sur le nom, le domicile et la date de création du syndicat, ainsi que sur l’identité des administrateurs.

ATTENTION ! Le syndicat a l’obligation de notifier tout changement dans la composition du conseil d’administration en cours d’année.

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