Encadrement légal

Le carnet d’entretien, autrefois considéré et recommandé comme une bonne pratique de gestion, est désormais obligatoire en copropriété divise. Cela découle du Projet de loi 16 (2019), qui a intégré l’article 1070.2 au Code civil du Québec. Pour encadrer son application, le gouvernement a adopté le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise . Sa Section I précise la forme, le contenu minimal obligatoire, ainsi que les modalités de tenue et de mise à jour du carnet. Elle détermine aussi les conditions que doivent remplir les personnes habilitées à l’élaborer.

Qui peut établir le carnet d’entretien ?

Selon l’article 1 du règlement, seul un professionnel qualifié et indépendant peut établir le carnet. Trois conditions sont cumulatives :

1. Appartenance à un ordre professionnel : il doit être membre de l’un des ordres suivants :
   o    Ordre des ingénieurs du Québec ;
   o    Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) ;
   o    Ordre des architectes du Québec ;
   o    Ordre des technologues professionnels du Québec.
2. Champ de pratique pertinent : ses activités doivent concerner principalement la gestion, la construction, la rénovation, l’évaluation ou l’inspection immobilière.
3. Indépendance absolue : il ne peut être membre du conseil d’administration, ni gérant, copropriétaire ou occupant de l’immeuble, ni le conjoint d’une telle personne et elle n’est pas actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale, d’une société ou d’une fiducie qui est copropriétaire de l’immeuble, qui l’occupe ou qui en est le gestionnaire

Ces critères visent à garantir l’objectivité et la neutralité du carnet, afin qu’il serve réellement l’intérêt collectif.

Contenu obligatoire du carnet d’entretien

L’article 2 du règlement est très précis sur le contenu minimal du carnet. Celui-ci doit comprendre inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements qui les composent. Il contient aussi un inventaire et une description des matériaux, appareils et équipements installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien (par ex. colonnes de plomberie ou systèmes mécaniques).

Pour chaque matériau, appareil ou équipement, le carnet doit inclure :

1. La date d’installation, si connue ;
2. Les travaux d’entretien requis, à l’exception des travaux visés à l’article 3 du règlement (les travaux majeurs et remplacements, visés par le fonds de prévoyance), ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être effectués et la date à laquelle ils ont été faits;
3. Les réparations courantes et la date à laquelle elles ont été effectuées;
4. Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes visés aux paragraphes 2° ou 3°, le cas échéant;
5. Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;
6. Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée, le cas échéant; 
7. Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.

Section prospective du carnet d’entretien

L’article 3 du règlement prévoit que le carnet d’entretien doit aussi comporter, dans une section qui lui est exclusivement consacrée, une estimation de l’état ainsi que de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipements énumérés au carnet d’entretien (par exemple : toiture, chaudière, ascenseur, système électrique).

Sur la base de cette estimation, une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun de ces matériaux, de ces appareils et de ces équipements, durant minimalement les 25 prochaines années, doit être incluse au carnet d’entretien. Cette section devrait ainsi indiquer :

1. Les constats relatifs à l’usure et à la performance de chaque élément évalué ;
2. La durée de vie résiduelle estimée pour chacun de ces éléments ;
3. Les recommandations concernant les réparations, remplacements ou entretiens prévisibles ;
4. Une année de réalisation estimée doit être indiquée pour chaque réparation majeure et remplacement à effectuer;
5. L’échéancier proposé des interventions à réaliser, selon leur degré d’urgence ou de priorité.

Par ailleurs, les réparations majeures et les remplacements déjà effectuées doivent être consignées au carnet, avec indication de la date des travaux, de leur coût, ainsi que des documents afférents (plans, devis, contrats).

Obligation de mise à jour annuelle

L’article 4 du règlement impose au conseil d’administration de mettre à jour le carnet au moins une fois par année. Cette mise à jour consiste à ajouter tout renseignement nouveau : travaux réalisés, contrats signés, inspections effectuées.

Si certains travaux prévus n’ont pas été réalisés, la mise à jour du carnet doit en faire état et en expliquer les raisons. Cette exigence assure une reddition de comptes documentée, essentielle à la transparence et à la gouvernance.

Révision périodique

L’article 5 du règlement prévoit que le carnet d’entretien doit aussi être révisé. Cette révision ne peut être effectuée que par une personne remplissant les mêmes conditions que pour son établissement.

Fréquence de la révision :

• Tous les 5 ans, de manière générale ;
• Tous les 10 ans : lorsque l’immeuble satisfait l’une ou l’autre des conditions suivantes :

              o    Il compte un maximum de 8 parties privatives (sans tenir compte des espaces privatifs accessoires tels que rangements et stationnements) ;
              o    Aucune partie commune n’est située à l’intérieur d’un bâtiment ;
              o    L’immeuble ne comporte pas plus de 3 étages entièrement hors sol.

Cette révision périodique permet de maintenir le carnet crédible et adapté à l’évolution de l’immeuble.

Déclaration du professionnel

La personne qui établit ou révise le carnet doit signer une déclaration officielle confirmant :

1. Que les parties communes de l’immeuble et les matériaux, les appareils et les équipements visés à l’article 2 du règlement ont été examinés sur place par elle-même ou par une personne sous sa supervision;
2. Qu’elle a pris connaissance des renseignements et des documents qui composent le carnet d’entretien.

Cette déclaration, datée et incluse dans le carnet, engage la responsabilité professionnelle de son auteur.

Mesures transitoires

Le législateur a prévu des délais pour permettre aux syndicats de se conformer aux obligations relatives au carnet d’entretien :

Pour les copropriétés déjà existantes et celles où l'assemblée de transition a été tenue plus de 30 jours avant l’entrée en vigueur du règlement (le 14 août 2025) : le carnet d’entretien devrait être obtenu par le conseil d'administration au plus tard le 14 août 2028, en application de l’article 151 du Projet de loi 16. 

Pour les copropriétés nouvellement constituées: deux cas d'espèce.

1. Dans le cas où l'assemblée extraordinaire de transition d'un syndicat est tenue dans la période qui débutait 30 jours avant l'entrée en vigueur du règlement (14 août 2025) et qui se termine 90 jours après cette date, le promoteur a 6 mois de l'assemblée de transition pour fournir le carnet au syndicat.
2. Lorsque l'assemblée extraordinaire de transition a lieu plus de 90 jours après l’entrée en vigueur du règlement, le 14 août 2025, , le promoteur aura 30 jours pour fournir le carnet d’entretien.

Le législateur a aussi prévu un régime particulier pour régir la reconnaissance d'équivalences, pour les carnets d'entretien obtenus par un syndicat dans les deux années précédant le 14 août 2025, dans la mesure où ceux-ci rencontrent toutes les exigences du règlement.

BON À SAVOIR ! Dès la construction d'un immeuble, le promoteur doit prévoir un plan pour son entretien, afin de ne pas repousser la réalisation des différents travaux nécessaires à sa pérennité.

À RETENIR :​​ Le carnet d'entretien fait partie du registre du syndicat prévu à l'article 1070 du Code civil du Québec. Par ailleurs, le nouvel article 1106.1 du Code civil du Québec oblige le promoteur à remettre au syndicat le carnet d’entretien dans les 30 jours de l'assemblée extraordinaire de transition.

ATTENTION !​ Bien souvent, les membres d’un conseil fraîchement élus ignorent tout de l’état de leur copropriété, par exemple, les plans d’entretien en cours, les opérations réalisées dans le passé ou encore, les parties communes nécessitant d’être remplacées. Grâce au carnet  d’entretien, ils peuvent faire le suivi et avoir une vision globale des choses.

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