Le fonds de prévoyance est constitué en fonction d’une planification prévisionnelle limitée à certains travaux, à savoir ceux qui ont pour objet la conservation des parties communes. Cette épargne collective permet ainsi de financer l'exécution de travaux permettant la réhabilitation des parties communes ainsi que des parties communes à usage restreint. Le fonds de prévoyance doit servir à payer le coût de travaux bien spécifiques, à savoir ceux relatifs aux réparations majeures ou au remplacement des parties communes de l’immeuble. Le conseil d’administration doit donc savoir identifier clairement ce qui constitue les parties communes et ce que signifie la notion de réparations majeures et de remplacement des parties communes.
Réparations majeures
L'article 1152 du Code civil du Québec, relatif à l’usufruit, prévoit que « les réparations majeures sont celles qui portent sur une partie importante du bien et nécessitent une dépense exceptionnelle, comme celles relatives aux poutres et aux murs portants, au remplacement des couvertures, aux murs de soutènement, aux systèmes de chauffage, d'électricité ou de plomberie ou aux systèmes électroniques et, à l'égard d'un meuble, aux pièces motrices ou à l'enveloppe du bien ».
Il faut donc comprendre le terme « exceptionnel » comme signifiant « ne survenant pas régulièrement ». Cette interprétation rejoint sensiblement la distinction qu’établit la législation de la Colombie-Britannique, entre les réparations relevant du fonds d'opération (général) (« operating fund »), qui sont destinées aux opérations courantes, et celles devant être imputées au fonds de prévoyance (« contingency reserve fund »). Les premières surviennent habituellement une fois ou plus par année, alors que les secondes surviennent moins souvent, sinon rarement.
On comprend aussi que l’article 1152 du Code civil du Québec exclut nécessairement les réparations mineures, les travaux d’amélioration, et les frais courants d’administration du syndicat. Mais son ambiguïté ne permet pas de tout régler. Par exemple, des travaux de réparation d’une membrane d’une dalle de garage souterrain ou de peinture de balcons et de garde-fous, figurent-ils parmi les « réparations majeures »? Pourtant, l’inexécution de ceux-ci aurait une incidence directe sur la durée de vie utile de ces composantes d’un immeuble et, par le fait même, sur le remplacement accéléré de celles-ci.
Paradoxalement, la loi ontarienne, qui aurait influencé la rédaction de l’article 1071 du Code civil du Québec, était beaucoup plus explicite et énumérait des exemples précis de composantes majeures : « toits, extérieurs des bâtiments, routes, trottoirs, égouts, chauffage, installations électriques et de plomberie, ascenseurs, buanderie, installations de loisirs et stationnement ».
Remplacement des parties communes
Le remplacement des parties communes constitue des travaux dont le coût n’est pas compris dans le budget d'opération de la copropriété (p. ex. le remplacement de l'ascenseur). Il s'agit de travaux assurant la conservation des parties communes (hors entretien), tels ceux portant sur des éléments communs de l'immeuble (p. ex. le remplacement de l'ascenseur). Ainsi, le remplacement des fenêtres devenues vétustés, par suite d’une dégradation progressive ou affectées d'un vice de construction, constitue une charge à imputer au fonds de prévoyance. Par contre, la réparation d'un bris de fenêtre, causé par le copropriétaire en détenant l'usage exclusif ou un tiers, relèverait de la notion d'entretien régulier.
Identification des parties communes
Avant d’imputer au fonds de prévoyance une dépense relative à des travaux, le conseil d’administration doit d’abord identifier avec précision les parties communes de l’immeuble. La détermination des parties communes impose en premier lieu un examen des articles de la déclaration de copropriété énonçant ces parties de l’immeuble, de même que du plan cadastral qui permet de connaître les limites et les mesures de chaque lot.
Un tel exercice s’avère parfois complexe. Dans certains cas, il peut y avoir une contradiction entre le descriptif des parties communes et privatives apparaissant à l'acte constitutif de copropriété, et leur désignation consignée à l'état descriptif des fractions. Une autre difficulté se présente, depuis le 1er janvier 1994, alors que le plan cadastral n’exprime plus la nature physique des bornes. Il devient impossible d’identifier, par l’analyse de celui-ci, si le placoplâtre ou le revêtement de sol d’une unité fait partie intégrante de la partie privative ou commune. Pour qualifier convenablement ces parties, il faudrait requérir de l’arpenteur géomètre qu’il précise, dans un document à part ou dans le certificat de localisation, la nature matérielle des bornes où a été fait le mesurage.
Honoraires professionnels
Les honoraires des professionnels du bâtiment (architecte, ingénieur, technologue professionnel) dont les services sont retenus dans le cadre de réparations majeurs ou du remplacement des parties communes sont des dépenses admissibles au fonds de prévoyance.
Présomption relative aux parties communes
La frontière entre les parties communes et privatives (les bornes) reste parfois difficile à déterminer, malgré les indications figurant dans la déclaration de copropriété. Dans certaines circonstances, lorsque la déclaration de copropriété manque de clarté, c’est la loi qui présume « communes » certaines parties de la copropriété. Il en est ainsi pour : le sol, les cours, balcons, parcs et jardins, les voies d'accès, les escaliers et ascenseurs, les passages et corridors, les locaux des services communs, de stationnement et d'entreposage, les sous-sols, le gros œuvre des bâtiments, les équipements et les appareils communs, tels les systèmes centraux de chauffage et de climatisation et les canalisations. Tous ces éléments peuvent être qualifiés de parties communes, y compris lorsqu’ils traversent des parties privatives. Toutefois, cette présomption n’est pas absolue. Elle peut être réfutée par le plan cadastral qui pourvoit à l’immatriculation des parties privatives et des parties communes de la copropriété, ou encore par la déclaration de copropriété lorsqu’elle décrit en détail leur composition et leurs limites respectives. Comme le souligne Me Serge Allard : « Là où la présomption nous semble pouvoir présenter quelque utilité, c’est lorsque l’article 1044 C.c.Q. mentionne les équipements et appareils communs. En effet, les installations électriques et de plomberie ou de ventilation desservent généralement, pour une grande partie de leur mécanique, les copropriétaires considérés collectivement. Il convient alors de qualifier cet équipement à titre de partie commune, y compris lorsque des pièces traversent les parties privatives. Compte tenu de la complexité de ces éléments, les copropriétaires seront bien avisés de considérer, dans le doute, lors d’une réparation, que ces objets font partie de la partie commune et que la responsabilité qui en résulte est collective ».
BON À SAVOIR ! Les travaux de mise aux normes des parties communes ne sont pas considérées comme des travaux d'amélioration. Les charges qui en résultent relèvent du fonds de prévoyance si elles sont des réparations majeures ou du remplacement des parties communes. Quant au mode de financement de ces travaux, il appartient au conseil d’administration de le déterminer.
À RETENIR: Si le Code civil du Québec fournit de précieuses indications, certaines déclarations de copropriété demeurent difficiles à interpréter en ce qui constitue des parties communes et privatives. Le conseil d’administration doit dans ce cas se faire assister par un avocat ou un notaire expérimenté et spécialisé en copropriété. Cette première opération d’identification des parties communes, une fois complétée, ne devrait plus nécessiter de révision pour l’avenir, dans la mesure où il n’y a aucune modification apportée à l’immeuble par la suite.
ATTENTION ! Il faut savoir qu'une déclaration de copropriété peut comporter des erreurs en ce qui a trait à la détermination des parties communes et privatives. Ainsi la fenestration de l'immeuble pourrait être incorrectement décrite à l’acte constitutif de copropriété comme étant une partie privative, alors que l’analyse combinée de l’état descriptif des fractions et du plan cadastral permettait de conclure que la fenestration était comprise dans la partie commune.
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