Dans cette capsule vidéo de Condolegal, Me Yves Joli-Cœur aborde un élément souvent négligé dans la gestion d’une copropriété, mais pourtant essentiel : le registre et les archives du syndicat.
Trop souvent incomplet, mal tenu ou difficile d’accès, le registre constitue pourtant la mémoire officielle de l’immeuble et un outil indispensable pour assurer une gestion transparente et sécuritaire.
Une obligation légale, pas une simple formalité
La tenue d’un registre n’est pas optionnelle. Le Code civil du Québec impose à tout syndicat de copropriété de conserver un ensemble précis de documents permettant d’assurer la bonne gestion de l’immeuble.
La loi précise notamment quels documents doivent s’y retrouver et, depuis les modifications législatives récentes, rappelle également que ces documents doivent être rédigés en français.
Que doit contenir le registre?
Le registre regroupe notamment :
la liste des copropriétaires et leurs coordonnées;
les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et des réunions du conseil d’administration;
le règlement de l’immeuble;
les états financiers;
les contrats en cours;
les documents relatifs à l’entretien et aux travaux;
l’étude du fonds de prévoyance;
les plans et devis de l’immeuble.
D’autres documents importants doivent aussi être conservés, même s’ils ne sont pas expressément énumérés dans la loi, comme les polices d’assurance du syndicat, certaines déclarations officielles, des certificats de localisation ou encore des décisions judiciaires impliquant la copropriété.
Un droit de consultation encadré
Les copropriétaires ont le droit de consulter le registre, mais ce droit n’est pas absolu. Certains documents contiennent des renseignements personnels ou stratégiques qui doivent être protégés.
La consultation doit donc se faire selon des modalités encadrées, généralement en présence d’un administrateur ou d’une personne mandatée, et durant des heures raisonnables.
Un outil essentiel pour éviter les conflits
Un registre incomplet ou mal tenu peut entraîner des conséquences importantes. Une erreur dans la liste des copropriétaires habiletés à voter peut mener à la contestation d’une assemblée et à l’annulation de décisions adoptées.
La mauvaise conservation des archives peut aussi créer des difficultés lors d’un sinistre, d’un litige ou d’une transaction immobilière.
De plus en plus de syndicats optent aujourd’hui pour des solutions numériques sécurisées, permettant un accès plus efficace aux documents tout en respectant la confidentialité des informations.
Un instrument juridique central
Comme le rappelle Me Joli-Cœur dans cette capsule, le registre n’est pas qu’un outil administratif. Il protège le syndicat et ses administrateurs, assure la transparence de la gestion et facilite le bon déroulement des assemblées.
Une question demeure alors pour chaque copropriété : le registre est-il complet, à jour et conforme aux exigences légales?
Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps d’y remédier.
Voir la capsule vidéo "Registre et archives" :
