Modifier la déclaration de copropriété implique d’obtenir l’approbation des copropriétaires réunis en assemblée. Cependant, encore faut-il que cette assemblée soit valablement tenue, ce qui suppose d’atteindre le quorum requis, c’est-à-dire la présence ou la représentation d’un nombre suffisant de voix. Lorsque ce quorum n’est pas atteint, il devient parfois nécessaire de convoquer une assemblée de rattrapage, prévue par la loi, afin de permettre la prise de décision. Cette seconde assemblée est soumise à des règles assouplies pour éviter le blocage du processus décisionnel.
Il importe toutefois de distinguer clairement, dès le départ, les règles applicables selon la nature de la modification envisagée, puisque toutes les modifications à la déclaration de copropriété ne sont pas soumises aux mêmes exigences.
Quorum : une condition préalable à toute délibération
Le quorum correspond au seuil minimal de voix qui doivent être présentes ou représentées pour que l’assemblée des copropriétaires puisse siéger valablement. Conformément à l’article 1089 du Code civil du Québec, ce seuil est atteint lorsque plus de 50 % des voix de l’ensemble des copropriétaires sont présentes ou représentées au moment de l’ouverture de l’assemblée.
Cette règle s’applique tant aux assemblées ordinaires qu’aux assemblées extraordinaires, y compris celles convoquées pour modifier la déclaration de copropriété. En l’absence de quorum, aucune décision ne peut être prise et l’assemblée doit être ajournée.
Assemblée de rattrapage : un mécanisme encadré
Lorsque le quorum n’est pas atteint lors de la première assemblée, une seconde assemblée doit être convoquée. Cette assemblée de rattrapage est expressément prévue à l’article 1089 C.c.Q. et est soumise à un régime de quorum assoupli. Dans ce cas, les trois quarts des copropriétaires présents ou représentés à cette seconde assemblée constituent le quorum, sans égard au nombre de voix qu’ils détiennent.
Ce mécanisme vise à assurer le fonctionnement du syndicat malgré une faible participation. Il ne confère toutefois pas un pouvoir décisionnel illimité.
Une distinction essentielle : règlement de l’immeuble vs autres composantes de la déclaration
C’est ici que la confusion survient fréquemment.
La modification du règlement de l’immeuble demeure, en tout temps, possible lors d’une assemblée de rattrapage, puisque cette modification est assujettie à l’article 1096 du Code civil du Québec. Cette disposition exige uniquement la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés, condition qui peut être satisfaite même dans le cadre d’un quorum réduit.
À l’inverse, les décisions visées à l’article 1097 du Code civil du Québec, notamment celles touchant la modification de l’acte constitutif de copropriété ou l’état descriptif des fractions, sont soumises à des exigences beaucoup plus strictes. Même en assemblée de rattrapage, ces décisions ne peuvent être adoptées que si les copropriétaires présents ou représentés détiennent au moins la majorité des voix de l’ensemble des copropriétaires, ce qui limite considérablement la portée pratique de ce mécanisme.
Règles de convocation et mentions obligatoires
Pour qu'une assemblée de rattrapage soit valable, la convocation doit mentionner clairement qu'il s'agit d'une deuxième assemblée tenue en l'absence de quorum. Le délai minimal de cinq jours doit être respecté, et l'ordre du jour doit être identique à celui de la première assemblée.
Il est fortement recommandé de joindre de nouveau les documents explicatifs, notamment le texte de la modification proposée. Cela permet de maintenir l'information à jour et d'assurer une prise de décision éclairée.
Rôle du secrétaire et du président d'assemblée
Comme pour toute assemblée, la validité des décisions adoptées en assemblée de rattrapage repose aussi sur la rigueur du secrétaire et du président. Ceux-ci doivent s'assurer que la feuille de présence est conforme, que le quorum est constaté ou non, et que les décisions sont consignées avec clarté dans un procès-verbal.
Ce document devra être conservé au registre du syndicat et servira de preuve en cas de contestation.
BON À SAVOIR ! Le quorum exigé pour une assemblée des copropriétaires est de 50 % des voix, présentes ou représentées. Si ce seuil n’est pas atteint, une assemblée de rattrapage doit être convoquée conformément aux dispositions de la déclaration de copropriété.
À RETENIR ! Une assemblée de rattrapage peut valablement adopter une modification au règlement de l’immeuble, même en présence d’un petit nombre de copropriétaires, à condition que la majorité absolue des voix exprimées soit atteinte (article 1096 C.c.Q.). Il s’agit d’un cas fréquent où le quorum réduit permet une prise de décision efficace.
ATTENTION ! Les décisions exigeant une majorité renforcée ou une majorité double sont pratiquement impossibles à adopter en assemblée de rattrapage sans une mobilisation importante. De plus, lorsqu’il s’agit de modifier l’acte constitutif de copropriété ou l’état descriptif des fractions (art. 1097 C.c.Q.), le vote ne peut avoir lieu que si les copropriétaires présents ou représentés détiennent au moins la majorité de l’ensemble des voix.
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