Assemblée extraordinaire de transition

L’assemblée de transition est une étape clé dans la vie d’une copropriété divise, marquant le passage du pouvoir de gestion du promoteur vers les copropriétaires. Elle a lieu lorsque suffisamment d’unités sont vendues pour permettre une représentativité adéquate. Cette assemblée assure un transfert harmonieux des responsabilités de gestion au syndicat. C’est à cette occasion que le premier conseil d’administration est formé, généralement composé de copropriétaires  ou de personnes indépendantes du promoteur. Cette transition amorce une gouvernance autonome et centrée sur l’intérêt collectif.

Quand doit avoir lieu l'assemblée de transition?

L'article 1104 du Code civil du Québec prévoit que l'assemblée extraordinaire de transition doit être convoquée par l'administrateur transitoire dans les 90 jours à compter du moment où le promoteur ne détient plus la majorité des voix à l'assemblée des copropriétaires. C’est une obligation impérative. Si cette convocation n’est pas faite dans le délai prescrit, tout copropriétaire est autorisé à convoquer l’assemblée lui-même.

Lors de cette assemblée, deux objectifs principaux sont poursuivis :

1. Une reddition de comptes de l’administration transitoire ;
2. La nomination d’un nouveau conseil d’administration, généralement par voie d'élection selon les modalités prévues à la déclaration de copropriété.

Reddition de comptes obligatoire par l’administrateur transitoire

Conformément à l’article 1105 du Code civil du Québec, l’administrateur transitoire doit rendre compte de son administration lors de l’assemblée extraordinaire. Cette reddition comprend :

• la production des états financiers du syndicat, accompagnés de commentaires d’un comptable sur la situation financière de celui-ci ;
• un rapport du comptable indiquant toute irrégularité constatée.

Parmi les irrégularités qui sont parfois constatées, le promoteur pourrait ne pas avoir payé ses contributions aux charges communes (frais de condo) sur les lots invendus. Or, il en est le propriétaire jusqu’à ce qu'il les vende. Sa participation aux charges communes est donc requise.

La reddition de compte par l’administrateur transitoire est importante, car elle permet aux copropriétaires :

• D’obtenir une information claire sur la situation financière du syndicat;
• D’exercer un certain contrôle sur la gestion de l’administrateur qui a été désigné par le promoteur;
• De tendre à une gestion plus saine du syndicat, pendant la période où la copropriété est sous l’emprise du promoteur;
• De limiter les risques d’abus, de la part du promoteur, dans l’administration et la gestion de la copropriété.

États financiers

L’avis de convocation à cette assemblée doit être accompagné des états financiers. Or, ceux-ci sont très souvent préparés à partir d’un exercice financier non complété, en raison des délais très courts prévus pour convoquer cette assemblée, qui est extraordinaire et non annuelle. L’expression « accompagnés de commentaires d’un comptable » prévoit une analyse professionnelle de la situation financière, et non une simple transmission de chiffres. En vertu de la loi, cette reddition de comptes ne fait pas l’objet d’un vote en assemblée, car elle est imposée par le Code civil du Québec.

La Cour supérieure, dans l’arrêt Syndicat de la copropriété Le Gutenberg c. Édifices Saint-Georges inc, a d’ailleurs précisé que le promoteur :

« ne peut exiger que séance tenante, les copropriétaires et les nouveaux membres du conseil d’administration acceptent d’emblée, sans aucune réflexion ni vérification, ses affirmations sans être en mesure d’en prendre connaissance approfondie, d’une part, et d’exiger, d’autre part, d’examiner les pièces justificatives qu’il dit avoir à sa disposition. »

Pouvoir d’enquête du comptable

Selon l’article 1106 du Code civil du Québec, le comptable a accès, à tout moment, aux livres, comptes et pièces justificatives du syndicat. Il peut exiger du promoteur ou de tout administrateur les informations et explications nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Ce pouvoir renforce la transparence à l’issue du transfert de gestion.

Ratification des règlements de gestion adoptés par l’administrateur transitoire

Tous les règlements de gestion adoptés par l’administrateur transitoire doivent être ratifiés par les copropriétaires, et ce, lors de la première assemblée des copropriétaires. À défaut de le faire, ils deviendront caducs.

Remise des documents essentiels

Dans les 30 jours suivant l’assemblée extraordinaire de transition, l’article 1106.1 du Code civil du Québec impose au promoteur l’obligation de remettre au syndicat les documents suivants :

1. Le carnet d’entretien de l’immeuble et l’étude du fonds de prévoyance (Ces deux obligations ne sont toujours pas en vigueur. En effet, l’article 165, alinéa 6 du projet de loi 16 prévoit que leur entrée en vigueur est subordonnée à l’adoption du premier règlement du gouvernement). ;
2.  Lorsque l’immeuble est neuf ou qu’il a été rénové par le promoteur, les plans et devis indiquant, le cas échéant, les modifications substantielles qui y ont été apportées pendant la construction ou la rénovation par rapport aux plans et devis d’origine ;
3. Les autres plans et devis relatifs à l’immeuble qui sont disponibles ;
4. Les certificats de localisation relatifs à l’immeuble qui sont disponibles ;
5.  La description des parties privatives prévue à l’article 1070 du Code civil du Québec . ;
6. Tout autre document ou renseignement prévu par règlement du gouvernement.

Le promoteur est responsable du préjudice résultant de son défaut de fournir ces documents ou renseignements dans le délai prescrit.

BON À SAVOIR ! Dans les 60 jours suivant son élection, le nouveau conseil d’administration peut résilier sans pénalité tout contrat conclu par le syndicat avant son élection, à condition que ce contrat concerne l’entretien de l’immeuble ou d’autres services et que sa durée excède un an.

À RETENIR:​​ Cette faculté de résiliation constitue une garantie légale offerte au syndicat pour assurer une prise en charge saine et autonome de la gestion de l’immeuble par les copropriétaires eux-mêmes.

ATTENTION !​ Il ne faut pas confondre l'assemblée avec la naissance juridique du syndicat de copropriétaires : celui-ci naît par la publication de la déclaration de copropriété au Registre foncier, et non lors de l'assemblée de transition.

CONSULTEZ  L'OUVRAGE:  Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

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