Dans une copropriété, les questions liées à l’administration, à l’entretien ou aux travaux majeurs doivent être traitées collectivement en assemblée. Si l’assemblée annuelle est le moment privilégié pour discuter des affaires courantes et faire le bilan de la gestion, certaines situations exigent une décision plus rapide. C’est notamment le cas lorsqu’un syndicat manque de fonds et doit solliciter une contribution spéciale. L’assemblée extraordinaire, parfois appelée à tort « assemblée spéciale », permet justement d’aborder des enjeux urgents qui ne peuvent être reportés à l’assemblée annuelle suivante.
Définition et objectifs
L’assemblée extraordinaire est une réunion des copropriétaires convoquée en dehors de l’assemblée annuelle, généralement pour traiter d’un ou plusieurs sujets urgents ou spécifiques. Elle peut être convoquée à tout moment de l’année, à l’initiative du conseil d’administration, de l’administrateur transitoire, ou même par un groupe de copropriétaires détenant au moins 10 % des voix.
Exemples de situations justifiant une assemblée extraordinaire :
Modalités de convocation
La loi, de même que la déclaration de copropriété dans bien des cas, prévoit un délai à respecter pour la transmission de l’avis de convocation aux copropriétaires. Bien que l'article 346 du Code civil du Québec énonce un délai minimal de 10 jours et maximal de 45 jours pour l’assemblée annuelle, ce même délai s’applique par analogie aux assemblées extraordinaires, en l’absence de dispositions spécifiques. Toutefois, plusieurs déclarations de copropriété prévoient un délai plus court pour les assemblées extraordinaires, notamment en cas d’urgence. Cette flexibilité est permise tant que les droits fondamentaux des copropriétaires sont respectés, notamment leur droit à l’information et à une participation significative.
Contenu de l’avis
L’avis de convocation doit contenir :
De plus, afin d’éviter toute ambiguïté sur la portée des questions soumises au vote des copropriétaires, il est recommandé de joindre, à l’avis de convocation, le libellé des projets de résolutions qui seront soumis au vote.
Tenue de l’assemblée
L’assemblée extraordinaire doit être tenue selon les règles habituelles :
Importance de la préparation
Comme les sujets traités lors d’une assemblée extraordinaire sont souvent complexes ou urgents, une bonne préparation est essentielle :
Rôle du conseil d'administration dans la convocation
Le conseil d’administration est généralement celui qui convoque l’assemblée extraordinaire. Il doit évaluer si la situation ne peut attendre la prochaine assemblée annuelle. Lorsqu’une demande légitime de copropriétaires (représentant 10 % des voix) est formulée, il est obligé de convoquer l’assemblée dans un délai raisonnable.
BON À SAVOIR ! Avant d’imposer une contribution spéciale, le conseil d’administration doit consulter l’assemblée des copropriétaires. Cette consultation, sans effet décisionnel, se tient généralement lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.
À RETENIR: Bien que l'article 1087 du Code civil du Québec ne vise que l'assemblée annuelle, il est prudent de joindre à l'avis de convocation d'une assemblée extraordinaire tout document permettant aux copropriétaires de prendre une décision éclairée,
ATTENTION ! Une convocation irrégulière, un quorum non atteint ou une absence de transparence pourrait toutefois entraîner la nullité des résolutions adoptées.
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