La modification de l’année financière d’un syndicat de copropriété peut sembler, à première vue, une simple question administrative. Pourtant, il s’agit d’une décision encadrée juridiquement, aux effets parfois sous-estimés, qui ne peut être prise ni à la légère ni sans respecter les règles prévues à la déclaration de copropriété et par les autorités fiscales. Avant d’envisager un tel changement, il est donc essentiel de bien comprendre qui détient le pouvoir décisionnel, quelles démarches doivent être entreprises et quelles en sont les conséquences concrètes pour le syndicat.
Qui a le pouvoir de modifier l’année financière?
Le pouvoir de changer l’année financière d’un syndicat de copropriété ne s’improvise pas. Il découle avant tout de la déclaration de copropriété, et plus précisément de l’acte constitutif de copropriété, lequel établit la répartition des pouvoirs entre l’assemblée des copropriétaires et le conseil d'administration.
Dans la majorité des copropriétés, la modification de l’exercice financier est considérée comme une décision relevant de la gestion courante du syndicat. À ce titre, ce pouvoir est confié au conseil d’administration, qui peut agir sans devoir obtenir l’approbation de l’assemblée des copropriétaires.
Toutefois, cette règle n’est pas absolue. Certaines déclarations de copropriété prévoient expressément que le changement de l’année financière doit être soumis à l’approbation de l’assemblée des copropriétaires. Il est donc impératif, avant toute démarche, de vérifier attentivement le libellé de la déclaration applicable afin de s’assurer que la décision est prise par le bon organe décisionnel.
L’autorisation des autorités fiscales : une étape incontournable
Même lorsque la décision est valablement prise à l’interne, le syndicat ne peut pas modifier son année financière de manière unilatérale. Il doit obligatoirement obtenir l’autorisation de l’Agence du revenu du Canada. Une demande officielle doit donc être transmise à cet effet.
En pratique, le ministère du Revenu du Québec se conforme généralement à la décision rendue par l’Agence du revenu du Canada. Il est toutefois important de souligner que cette demande doit être dûment motivée. Les autorités fiscales n’autorisent pas un changement d’exercice financier sans raison valable.
Parmi les motifs généralement acceptés, on retrouve notamment une période inappropriée pour la tenue de l’assemblée annuelle, par exemple lorsque celle-ci se déroule entre janvier et avril, période durant laquelle plusieurs copropriétaires sont absents, ou encore durant l’été, alors que de nombreux copropriétaires sont en vacances. Des contraintes administratives peuvent également justifier une telle demande, notamment lorsque les administrateurs ou le gestionnaire éprouvent des difficultés à préparer la documentation requise dans les délais prescrits par la déclaration de copropriété. Enfin, la volonté d’harmoniser l’année financière avec celle d’autres syndicats liés, notamment dans un contexte de copropriété par phases ou de copropriétés concomitantes, peut aussi constituer un motif reconnu.
L’année de transition : une période à bien planifier
La demande de changement d’exercice financier doit être déposée avant la fin de l’exercice financier en cours. À défaut de respecter ce délai, le syndicat devra attendre l’exercice suivant pour présenter une nouvelle demande.
À titre d’exemple, lorsqu’un syndicat dont l’exercice financier se termine le 31 décembre souhaite adopter une nouvelle fin d’année financière au 31 mars, la demande doit être transmise avant le 31 décembre. L’exercice financier se terminera alors normalement à cette date, suivi d’un exercice transitoire écourté qui prendra fin le 31 mars suivant. Les exercices financiers subséquents se termineront ensuite le 31 mars de chaque année.
Cette période de transition doit être soigneusement planifiée afin d’éviter toute confusion ou irrégularité sur le plan comptable et fiscal.
Les impacts fiscaux et administratifs à ne pas sous-estimer
Modifier l’année financière d’un syndicat de copropriété entraîne plusieurs conséquences concrètes, tant sur le plan administratif que financier. Le syndicat devra notamment produire des états financiers pour une période écourtée, sachant qu’un exercice financier ne peut excéder douze mois.
Ce changement peut également entraîner des coûts additionnels importants, tels que la tenue d’une assemblée annuelle supplémentaire, la production d’états financiers additionnels, l’adoption d’un budget ajusté, l’élection de nouveaux administrateurs selon le nouveau calendrier, ainsi que la production d’une déclaration fiscale additionnelle.
Par ailleurs, pour les syndicats inscrits aux fichiers de la TPS et de la TVQ et qui produisent des déclarations annuelles, la période écourtée entraînera l’obligation de produire une déclaration de taxes supplémentaire.
Aline Désormeaux, CPA auditrice, CA
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