La notion de protection des renseignements personnels est de plus en plus importante au Québec, notamment depuis l’adoption de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée Loi 25), qui modifie, principalement, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « LPRPP).
Cette refonte touche également les syndicats de copropriétaires, qui sont désormais soumis à des obligations strictes quant à la collecte, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Cela inclut des renseignements qui permettent, de manière évidente, d’identifier une personne physique tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse courriel, mais aussi des renseignements qui semblent moins évidents comme une image captée par une caméra de surveillance, un enregistrement vocal, ou encore des renseignements financiers.
Autrement dit, si un renseignement permet d’identifier un copropriétaire, un locataire ou le visiteur d’un immeuble détenu en copropriété, il s’agit d’un renseignement personnel qui doit être protégé en conséquence.
Quels renseignements sont collectés par un syndicat de copropriétaires ?
Dans l’exercice de ses fonctions, le syndicat de copropriétaires est amené à collecter une variété de renseignements personnels concernant non seulement les copropriétaires, mais également les locataires et les occupants.
Parmi les renseignements les plus couramment collectés, on retrouve :
L’ensemble de ces renseignements permet au syndicat d’assurer la gestion courante de l’immeuble, conformément aux obligations qui lui incombent. Toutefois, la collecte, la conservation et la communication de ces renseignements doivent se faire dans le respect des principes énoncés par la loi.
Les obligations du syndicat de copropriétaires en matière de protection des renseignements personnels
Voici les principales obligations du syndicat de copropriétaires :
1. Désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels
Le syndicat doit désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels puisqu’à défaut, la loi prévoit qu’il appartient à la personne ayant la plus haute autorité d’occuper cette fonction. En pratique, il s’agit souvent du président du conseil d’administration ou du gestionnaire de copropriété. Le nom et les coordonnées de cette personne doivent être publiés de manière accessible, par exemple sur le site web du syndicat ou dans les communications officielles.
2. Limitation de la collecte aux fins déterminées
Le syndicat doit limiter la collecte de renseignements aux seuls éléments nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions. Il doit également informer les personnes concernées de la finalité de la collecte, de l’usage qui sera fait des renseignements, et des droits qu’elles détiennent.
3. Mesures de sécurité
Le syndicat a l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, ou l’accès non autorisé. Cela peut inclure des contrôles d’accès aux dossiers, le chiffrement des courriels et des données numériques ou encore la conservation des documents papier dans des classeurs verrouillés.
4. Communication aux tiers
La LPRPP prévoit que « nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels qu’il détient sur autrui, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la présente loi ne le prévoie ». Sous réserve de quelques exceptions prévues par la loi, le syndicat ne peut donc pas transmettre des renseignements personnels à des tiers sans d’abord s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée.
5. Conservation et destruction
Les renseignements personnels ne peuvent pas être conservés indéfiniment. Le syndicat doit établir une politique de durée de conservation, à l’issue de laquelle les renseignements doivent être détruits de manière sécuritaire (ex. : déchiquetage, suppression définitive de fichiers numériques).
6. Rédaction d’une politique écrite sur la gestion des renseignements personnels
Le syndicat doit établir et mettre en œuvre des politiques et des pratiques encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels, de manière à assurer la protection des renseignements personnels qu’il collecte et qu’il détient. Ces politiques doivent notamment prévoir l’encadrement applicable aux éléments mentionnés plus haut.
La transaction immobilière
Évidemment, une transaction immobilière en matière de copropriété implique l’échange de nombreux documents entre le syndicat, le vendeur, l’acheteur, le notaire, etc. Lors d’une telle transaction, le courtier immobilier doit obligatoirement utiliser les formulaires de courtage élaborés par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec. Ces formulaires contiennent des clauses bien précises en lien avec les informations qui doivent être échangées entre un vendeur et un acheteur. De plus, les courtiers immobiliers étant familiers avec les règles entourant la protection des renseignements personnels, ils sont donc en mesure d’agir à titre de facilitateurs lors de telles transactions.
Conclusion
La gestion des renseignements personnels en copropriété est un enjeu de plus en plus encadré législativement. Lors d’une transaction immobilière, les syndicats, les vendeurs et les acheteurs sont amenés à s’échanger plusieurs documents pouvant contenir des renseignements personnels. Lorsque tous les acteurs sont conscients des droits et des obligations de chacun, cela facilite grandement la transaction. Dans ce contexte, le courtier immobilier peut agir à titre de facilitateur puisqu’il a les connaissances requises pour déterminer les documents pertinents qui doivent être échangés en vue d’une transaction favorable pour toutes les parties.
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Me Julie Smythe, MBA
Directrice Affaires juridiques
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