L'administration provisoire prend fin quand le promoteur a vendu suffisamment d’unités et qu’il ne détient plus une majorité des voix dans la copropriété. Ce « transfert » du promoteur au conseil d’administration futur, de l’administration de la copropriété, est une étape importante dans la vie de la copropriété.

Elle marque le point de rupture entre une gestion plutôt commerciale (par le promoteur, qui cherche à vendre ses unités) et une gestion plutôt fonctionnelle de la copropriété (par les copropriétaires, qui cherchent à vivre confortablement dans les lieux).

Le législateur a choisi de faire assumer le contrôle total de la copropriété par les copropriétaires, dès la première assemblée convoquée aux fins d’élection du nouveau conseil d’administration. Cette assemblée, dite extraordinaire, est convoquée dans les 90 jours de la perte par le promoteur de la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires. Elle constitue avant tout une perte de contrôle du promoteur sur le syndicat de copropriété, qui donne lieu à une « passation de pouvoirs » entre l’administration provisoire et l’administration future de la copropriété.

C'est au conseil d’administration provisoire de convoquer cette assemblée extraordinaire. S'il néglige de le faire, tout copropriétaire peut le faire à sa place. Aucune sanction n'est prévue.

Plusieurs procédures, imposées par la loi ou la déclaration de copropriété, doivent intervenir lors de la première assemblée des copropriétaires, aussi appelée assemblée extraordinaire des copropriétaires pour l’élection d’un nouveau conseil d’administration.

Élection du nouveau conseil d’administration

Cette assemblée a pour objectif principal de transférer aux copropriétaires le contrôle du syndicat exercé par le promoteur, et élire un nouveau conseil d’administration, généralement composé de copropriétaires, bien que la loi n’interdise pas que des tiers puissent agir à titre d’administrateur.

Reddition de comptes

L’administrateur provisoire (habituellement le promoteur) doit rendre compte de son administration, par la présentation des états financiers, lors de cette première assemblée.

Ces états sont présentés avec les commentaires d’un comptable établissant la situation financière du syndicat. Le rapport contient d’ailleurs toute irrégularité constatée, s’il y a lieu.

En vertu de l’article 1105 du Code civil du Québec (C.c.Q.), « les états financiers doivent être vérifiés sur demande des copropriétaires représentant 40% des voix de tous les copropriétaires. Cette demande peut être faite en tout temps, même avant l'assemblée ».

Ratification des règlements de gestion adoptés par l’administrateur provisoire

Tous les règlements de gestion adoptés par l’administrateur provisoire doivent être ratifiés par les copropriétaires lors de la première assemblée des copropriétaires. À défaut de cette ratification, ceux-ci deviendront caducs.

Passation du registre de la copropriété au premier conseil d’administration

Le registre de la copropriété comprend de nombreux documents qu’il est très important de conserver et de transmettre au nouveau conseil d’administration, tels que : registre des copropriétaires, règlements adoptés, copie du plan cadastral, certificat d’immatriculation du syndicat, etc.

Passation et consignation des contrats auxquels le syndicat est partie

Le nouveau conseil d'administration peut mettre fin, sans devoir payer quelque frais, à tout contrat ou entente signés entre des tiers et l'administration antérieure (promoteur ou entrepreneur). La déclaration de copropriété ne peut en disposer autrement car l’article 1107 C.c.Q. est d’ordre impératif :

« Le nouveau conseil d'administration peut, dans les 60 jours de l'élection, mettre fin sans pénalité au contrat conclu par le syndicat pour l'entretien de l'immeuble ou pour d'autres services, antérieurement à cette élection, lorsque la durée du contrat excède un an ».

Parfois, un promoteur peut accorder certaines promesses afin d’inciter l’achat des unités par des acheteurs hésitants. Par exemple, il peut proposer la gratuité des charges communes pendant 1 mois, 3 mois, ou même 6 mois. Le promoteur risque alors d’engager sa responsabilité à l’égard du syndicat pour les conséquences de ses promesses sur la collecte des charges communes.

L’objectif est ici d’éviter l’exécution de contrats signés antérieurement, pour des périodes de longue durée, à des prix exorbitants, ou avec des personnes trop étroitement liées à l'administration provisoire.

Déclaration de copropriété (fiche pratique) Naissance d'une copropriété divise (fiche pratique) Assemblée des copropriétaires (fiche pratique) Le promoteur n'a pas fait de reddition de comptes (question/réponse)