7 juillet - Plusieurs d’entre vous faites partie de syndicat dont l’exercice financier se termine le 30 juin. Par conséquent, vous serez bientôt à discuter du prochain budget avec votre conseil d’administration. Une fois le budget établi, il faut le répartir entre tous les copropriétaires. De par les mandats que nous effectuons chez SolutionCondo, je réalise que de nombreuses copropriétés répartissent mal le budget. Cette mauvaise répartition peut d’ailleurs être la source de litiges importants au sein des copropriétés et miner les relations entre les copropriétaires.

Les erreurs typiques

Une des erreurs les plus fréquentes est de diviser les frais de condo par le nombre d’unités. Vous êtes 5 condos, on divise le budget total par 5 et chacun paie sa part. Cette méthode de calcul est erronée tant pour le budget régulier que pour les répartitions des cotisations spéciales, lesquelles devraient se répartir de la même façon qu’un budget annuel régulier, soit en tenant compte des quotes-part, des partie communes et des parties communes à usage restreint (voir les explications présentées ci-après).

Une autre erreur typique est de suivre la répartition établie par le promoteur. Il faut garder à l’esprit que les promoteurs sont des experts de la construction, pas de la gestion de copropriété. Par conséquent, si votre immeuble n’a jamais eu de gestionnaire externe pour réviser les calculs du promoteur, il est possible que la répartition soit inexacte. Il arrive souvent que le promoteur ait fait un calcul de X $ / pi2 pour donner une information indicative sur les frais de condo mensuels que peuvent s’attendre à payer les copropriétaires lorsqu’il achète leur condo. Cependant, ce X $ / pi2 est seulement fourni à titre indicatif et lorsque la copropriété sera créée, il faudra que la répartition soit faite en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété.

La répartition pour les parties communes

Dans le cas des parties communes de votre copropriété, la répartition des coûts doit se faire en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété. Dans toutes les déclarations de copropriété, dans la première partie du document, il y a un tableau qui détaille la quote-part associée à chacun des condos et chacun des stationnements (s’ils sont cadastrés). Vous devez alors cumuler toutes les composantes dont une personne est propriétaire (ex : condo et stationnement(s)) et multiplier la quote-part totale établie par le budget total puis diviser par 12 pour connaître le frais de condo mensuel.

La répartition pour les parties communes à usage restreint

Dans certaines copropriétés, il y a des composantes de l’immeuble qui sont à l’usage exclusif de certaines personnes. Par conséquent, il faut isoler les coûts associés à ces parties communes à usage restreints et les répartir uniquement pour les personnes qui en ont le bénéfice. Par exemple, dans un projet, où il y a des unités résidentielles et commerciales, il est établi que l’ascenseur qui dessert les unités résidentielles est une partie commune à usage restreint au bénéfice des unités résidentielles puisque les unités commerciales n’auront jamais à entrer dans l’immeuble résidentiel, puisqu’ils ont leur propre porte d’accès donnant sur la rue. Par conséquent, si sur un budget total de 25 000 $, le coût associé à l’entretien des ascenseurs est de 2500 $ par année, la répartition sera comme suit :

• Budget réparti sur l’ensemble des unités (résidentielles et commerciales) : 22 500 $
• Budget réparti sur les unités résidentielles seulement : 2500 $

Il conviendra ensuite d’établir un mode de répartition équitable entre les personnes qui ont le bénéfice d’un type de parties communes à usage restreint. Ce mode de répartition (clé de répartition) remplacera alors les quotes-parts établies dans la déclaration de copropriété pour répartir les dépenses associées à ladite partie commune à usage restreint.

Un exemple concret de l’élaboration d’une clé de répartition et la répartition des coûts d’un type de parties communes à usage restreint

Lorsque les stationnements ne sont pas cadastrés, il n’y a pas de quote-part d’associée à chacun des stationnements. Par conséquent, si on faisait uniquement une répartition en fonction des quotes-parts, ce serait donc dire que deux personnes ayant des condos de 1000 pi2 chacun, mais l’une ayant 3 stationnements dans la copropriété et l’autre seulement 1, paieraient des frais de condo identiques. Ce mode de répartition serait injuste puisque l’entretien des stationnements implique des charges pour la copropriété.

En conséquence, dans ce type de situation, la plupart des déclarations de copropriété établiront que les stationnements sont des parties communes à usage restreint et par conséquent, il est possible d’établir un mode de répartition (clé de répartition) plus juste entre les différents copropriétaires. La clé de répartition doit refléter les bénéfices retirés par chacun des utilisateurs. Par conséquent, si on tente d’établir une clé de répartition pour un immeuble de 5 condos qui a 10 stationnements, le calcul de la clé de répartition pour les stationnements se ferait comme comme suit :

Cependant, une fois la clé de répartition établie, il faut isoler les coûts qu’entraînent la présence de ces stationnements. Par exemple, s’il s’agit de stationnement extérieur, les coûts peuvent être des coûts de déneigement, d’asphaltage, etc. alors que s’il s’agit de stationnements intérieurs, les coûts seront plutôt des coûts de chauffage, d’entretien du garage, de protection de la dalle de béton, etc. Une fois les coûts établis, il faut répartit ces coûts selon la nouvelle clé de répartition. Si nous reprenons l’exemple ci-dessus et que nous déterminons que sur un budget annuel de 10 000 $ les coûts associés aux 10 stationnements sont de 2000 $ / année, les frais de condo mensuels des 5 condos seront comme suit :

Comme le démontre le tableau précédent, la répartition des frais de condo n’est pas toujours uniquement fonction des quotes-parts. Il est donc impératif de bien lire votre déclaration de copropriété pour être en mesure de faire une répartition adéquate de votre budget. Comme le budget doit être entière réparti à travers l’immeuble, une répartition inexacte favorisera certains copropriétaires au détriment de d’autres, ce qui peut causer certaines frustrations lorsque les erreurs sont découvertes.

Montréal, le 7 juillet 2011

Elise Beauchesne, CA
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